De vakantie is een tijd van strand, zon en relaxen. Maar bij terugkeer word je overladen door een gigantische berg ongeopende mail. Een handige boodschap bij je out-of-office-mail kan een hoop rompslomp besparen.
Daarom is het wel zo handig om voor vertrek je afwezigheidsassistent in te stellen. In dit artikel vind je zes tips voor de perfecte out-of-office-mail en leer je hoe je die moet instellen via jouw e-mailaccount.
Tips voor de out-of-office-mail
1. Zet de datum van je terugkomst in de mail. Wanneer je vertrokken bent, maakt niet zoveel uit, maar wanneer je weer bereikbaar bent is des te belangrijker. Vergeet die datum dus niet te melden.
2. Waarom ben je afwezig, is het een zakenconferentie een vakantie of zwangerschapsverlof? Zo kan degene die contact zoekt, inschatten wanneer je weer bereikbaar bent.
3. Promoot de nieuwsbrief/Facebookpagina van je bedrijf. Zo houdt de ontvanger van je out-of-office-mail toch een aanknopingspunt met je bedrijf over.
4. Geef een alternatief , maar stem dat wel even af. Neemt je collega jouw taken waar, laat hem/haar dan wel even weten dat je het e-mailadres en telefoonnummer van je collega in jouw afwezigheidsmail zet.
5. Vergeet het onderwerp van de mail niet in te vullen. Een simpele 'Ik ben op vakantie tot 18 augustus' volstaat.
6. Mail je veel met buitenlandse klanten, zet er dan een Engelse vertaling onder.
Voorbeeld:
Beste heer/mevrouw,
Dank voor uw email. Helaas ben ik op dit moment op vakantie/zakenreis/met zwangerschapsverlof. Vanaf datum lees ik m'n mail weer. In de tussentijd is mijn collega bereikbaar via contactgegevens.
Met vriendelijke groet,
Naam
Hoe stel je een out-of-office-mail in?
In Gmail:
1. Klik op het tandwiel in de rechterbovenhoek
2. Selecteer 'settings'
3. Scroll naar beneden en zet de 'vacation responder' aan
4. Vul het bericht in en stel de juiste data in voor wanneer de out-of-office-mail actief moet zijn
Bij Outlook:
1. Klik op het tandwiel in de rechterbovenhoek
2. Selecteer onderaan 'Alle Outlook-instellingen weergeven'
3. Klik op 'Automatische antwoorden'
4. Vul het bericht in en stel de juiste data in voor wanneer de out-of-office-mail actief moet zijn
Lees meer over e-mailen:
- 15 basisregels voor e-mail die iedereen zou moeten kennen
- E-mail op het werk: 10 irritante gewoontes die niet goed zijn voor je reputatie
- Hoe je omgaat met je e-mail zegt veel over je kwaliteiten als manager, al vergaat de wereld niet als je een bericht niet beantwoordt
- Zo valt je e-mail op bij belangrijke mensen